28 juillet 2021 · 6 min · Minah Andrianirina
Toute entreprise a lâobligation de conserver diffĂ©rents types de documents comptables au cours de sa vie sociale, et ce, selon des rĂšgles bien prĂ©cises. Ces derniĂšres varient en fonction de la nature du document. Les factures font partie de ces piĂšces importantes Ă garder avec soin. DĂ©couvrez dans notre article toutes les rĂšgles rĂ©gissant la conservation des factures en entreprise.
Vous vous demandez combien de temps devez-vous conserver les factures de votre entreprise ? Avant dâentrer dans le vif du sujet, prenons un moment pour bien savoir de quoi on parle. Une facture sert Ă attester la vente ou lâachat dâun bien ou dâune prestation de services. Il existe ainsi deux types de factures Ă distinguer: les factures clients et les factures fournisseurs :
Les factures fournisseurs sont reçues par lâentreprise, c'est-Ă -dire quâelles mentionnent le montant dĂ» au fournisseur.Â
Les factures clients sont Ă©mises par lâentreprise. Elles dĂ©taillent donc les conditions de vente dâun bien et surtout le prix Ă payer par le client.
Ces deux types de facture peuvent ĂȘtre chacune prĂ©sentĂ©es sous format papier ou Ă©lectronique, et elles doivent toutes deux ĂȘtre conservĂ©es selon les mĂȘmes rĂšgles. Â
Au niveau de la loi, il existe un flou dĂ» Ă une sorte de superposition des textes concernant la durĂ©e de conservation des factures. Dâune part, selon le Code du commerce, les entreprises doivent conserver tous les documents comptables pendant 10 ans Ă compter de la date de la derniĂšre opĂ©ration comptable. De lâautre, la lĂ©gislation fiscale prĂ©voit quant Ă elle une durĂ©e de conservation de 6 ans des factures dâachat et de vente dâune entreprise Ă partir de la date de leur Ă©tablissement ou de la derniĂšre opĂ©ration comptable indiquĂ©e sur les livres de lâentreprise.
Dans la pratique, ladurĂ©e de conservation des factures professionnelles respectĂ©es par les entreprises est de 10 ans. Ăvidemment, il ne sâagit que dâune durĂ©e minimale donc vous pouvez les garder le plus longtemps possible si vous le souhaitez.
Si lâon sâentend donc sur une durĂ©e de conservation minimum de 10 ans, il existe quelques exceptions Ă la rĂšgle pour lesquelles la loi prĂ©voit une durĂ©e de conservation plus longue. Câest par exemple le cas pour :Â
Des factures relatives aux investissements (7 ans aprĂšs le dernier amortissement);
Des factures servant de piĂšces justificatives auprĂšs dâune compagnie dâassurance en cas dâaccident. (Le sinistre peut survenir aprĂšs plus de 10 ans aprĂšs lâacquisition du bien)
En raison de lâimportance des factures aux yeux de la loi et des administrations fiscales, leur conservation doit se faire avec prĂ©caution. Deux possibilitĂ©s sâoffrent Ă votre entreprise :
Conservation dâun double de la facture papier dĂ©livrĂ©eÂ
Conservation dâun double de la facture Ă©lectronique.
Notons que votre entreprise peut recevoir et émettre à la fois des factures sous forme papier et électronique. Par conséquent, elle doit organiser la conservation en fonction du type de facture : archivage numérique ou archivage papier.
Pour la conservation des factures papiers, votre entreprise doit respecter deux points essentiels : celles-ci doivent ĂȘtre stockĂ©es sur le territoire français ou dans un autre Ătat de lâUnion EuropĂ©enne, et vous devez vous assurer que lâAdministration fiscale puisse y avoir accĂšs. Â
Bon Ă savoir : la loi autorise lâentreprise Ă dĂ©matĂ©rialiser les factures papier afin de les enregistrer sur un support informatique. Mais notez tout de mĂȘme que cette dĂ©matĂ©rialisation doit se faire dans le respect de quelques conditions cumulatives, aussi appelĂ©es pistes dâaudit fiable, Ă savoir :
Reproduction identique Ă lâoriginal (couleur, image et contenu)Â ;
Conservation au format PDF / PDF A/3 avec une signature Ă©lectronique valable, un cachet serveur conforme Ă la rĂ©glementation en la matiĂšre, une empreinte numĂ©rique ou autre solution Ă©quivalente permettant de garantir que les factures sont lisibles, disponibles et ne peuvent ĂȘtre modifiĂ©es durant le dĂ©lai lĂ©gal de conservation ;
Reprise de toutes les informations sur le document papier.
Si vous souhaitez opter pour un archivage numĂ©rique, vous devez veiller Ă ce que votre entreprise respecte toutes ces rĂšgles, sinon, restez Ă lâarchivage papier. Donc, avant de dĂ©truire les factures papiers, assurez-vous quâelles soient bien prĂ©servĂ©es et sĂ©curisĂ©es pendant un dĂ©lai dâau moins 10 ans.Â
En cas de stockage de donnĂ©es sur un serveur Ă©tranger , c'est-Ă -dire dans un Ătat hors de lâUE, une dĂ©claration Ă lâAdministration fiscale est obligatoire. De plus, le pays concernĂ© doit ĂȘtre en mesure de fournir les mĂȘmes garanties en matiĂšre dâaccĂšs aux donnĂ©es que les membres de lâUE.
LâAdministration fiscale considĂšre comme une facture Ă©lectronique toute facture papier numĂ©risĂ©e transmise ou reçue par voie dĂ©matĂ©rialisĂ©e.
Les factures Ă©lectroniques doivent ĂȘtre stockĂ©es sur un support informatique comme un ordinateur. Pour les conserver, la rĂšgle est la suivante : une facture reçue au format Ă©lectronique doit ĂȘtre gardĂ©e sous ce mĂȘme format pour une durĂ©e minimale de 3 ans. PassĂ© ce dĂ©lai, lâentreprise est libre de choisir la procĂ©dure dâarchivage. Cela ne fait pas obstacle Ă lâentreprise pour les imprimer et les conserver sous forme papier.
Vous le savez sĂ»rement, les factures Ă©lectroniques sont plus faciles Ă Ă©mettre et surtout Ă transmettre Ă lâAdministration fiscale et aux clients. Logiquement, elles permettent dâĂ©conomiser de lâespace physique, de faire des Ă©conomies de papiers et de minimiser les coĂ»ts dâenvoi. Notons quâĂ partir de 2023, la facturation Ă©lectronique sera obligatoire pour les entreprises lors dâopĂ©rations en B2B. Cette initiative a Ă©tĂ© prise dans le but de lutter contre la fraude Ă la TVA et participe indirectement Ă la lutte contre le gaspillage de papier.Â
On le sait, lâarchivage papier est parfois difficile Ă gĂ©rer pour les entreprises. Surtout quand leur taille augmente et les transactions se multiplient.
Afin de garantir une gestion efficace de lâarchivage dĂ©matĂ©rialisĂ© des factures, lâentreprise peut faire appel Ă un tiers archiveur ou bien passer Ă lâarchivage Ă©lectronique. Pour minimiser le coĂ»t relatif Ă une bonne organisation, lâexternalisation peut devenir une alternative intĂ©ressante.
Vous lâavez compris, la conservation des factures Ă©mises ou reçues par votre entreprise constitue une obligation lĂ©gale. Toute violation est donc assortie de sanction, mais le respect de la loi nâest pas la seule raison pour laquelle vous devez veiller Ă bien conserver vos factures. Sachez que vous pouvez aussi tirer quelques avantages de cet archivage.
La facture fait partie des piĂšces comptables les plus importantes dont la conservation ne doit pas ĂȘtre nĂ©gligĂ©e. Elle est dotĂ©e dâune certaine lĂ©gitimitĂ© auprĂšs de la justice, c'est-Ă -dire quâelle peut servir de preuve en cas de conflits Ă condition que les mentions obligatoires y apparaissent.
De plus, pendant ce dĂ©lai, lâentreprise peut exercer certains droits que la lĂ©gislation lui accorde. La conservation des factures durant la durĂ©e lĂ©gale ouvre droit aussi Ă une rĂ©duction de TVA.
Lâentreprise doit ĂȘtre en mesure de prĂ©senter ses factures en cas de contrĂŽle. En cas de non-conservation des factures clients, elle devra payer unepĂ©nalitĂ© de 50 % des montants facturĂ©s.
Pour les factures fournisseurs, lâentreprise ne peut pas bĂ©nĂ©ficier de dĂ©duction de charge si elle ne prĂ©sente pas les factures lors du contrĂŽle.
Un manquement Ă lâobligation de conservation peut devenir un motif de rejet de comptabilitĂ© par lâAdministration fiscale. Une situation qui pourrait causer de sĂ©rieux ennuis Ă lâentreprise puisque lâAdministration fiscale recalcule alors le bĂ©nĂ©fice de lâentreprise par le biais dâune procĂ©dure de rectification contradictoire.
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