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Quelles obligations de conservation pour les factures de votre entreprise ?

28 juillet 2021 · 6 min · Minah Andrianirina

Toute entreprise a l’obligation de conserver diffĂ©rents types de documents comptables au cours de sa vie sociale, et ce, selon des rĂšgles bien prĂ©cises. Ces derniĂšres varient en fonction de la nature du document. Les factures font partie de ces piĂšces importantes Ă  garder avec soin. DĂ©couvrez dans notre article toutes les rĂšgles rĂ©gissant la conservation des factures en entreprise.

Quelle durée de conservation pour les factures de votre entreprise ?

Qu’est-ce qu’une facture ?

Vous vous demandez combien de temps devez-vous conserver les factures de votre entreprise ? Avant d’entrer dans le vif du sujet, prenons un moment pour bien savoir de quoi on parle. Une facture sert à attester la vente ou l’achat d’un bien ou d’une prestation de services. Il existe ainsi deux types de factures à distinguer: les factures clients et les factures fournisseurs :

  • Les factures fournisseurs sont reçues par l’entreprise, c'est-Ă -dire qu’elles mentionnent le montant dĂ» au fournisseur. 

  • Les factures clients sont Ă©mises par l’entreprise. Elles dĂ©taillent donc les conditions de vente d’un bien et surtout le prix Ă  payer par le client.

Ces deux types de facture peuvent ĂȘtre chacune prĂ©sentĂ©es sous format papier ou Ă©lectronique, et elles doivent toutes deux ĂȘtre conservĂ©es selon les mĂȘmes rĂšgles.  

Que dit la loi ?

Au niveau de la loi, il existe un flou dĂ» Ă  une sorte de superposition des textes concernant la durĂ©e de conservation des factures. D’une part, selon le Code du commerce, les entreprises doivent conserver tous les documents comptables pendant 10 ans Ă  compter de la date de la derniĂšre opĂ©ration comptable. De l’autre, la lĂ©gislation fiscale prĂ©voit quant Ă  elle une durĂ©e de conservation de 6 ans des factures d’achat et de vente d’une entreprise Ă  partir de la date de leur Ă©tablissement ou de la derniĂšre opĂ©ration comptable indiquĂ©e sur les livres de l’entreprise.

Dans la pratique, ladurĂ©e de conservation des factures professionnelles respectĂ©es par les entreprises est de 10 ans. Évidemment, il ne s’agit que d’une durĂ©e minimale donc vous pouvez les garder le plus longtemps possible si vous le souhaitez.

Si l’on s’entend donc sur une durĂ©e de conservation minimum de 10 ans, il existe quelques exceptions Ă  la rĂšgle pour lesquelles la loi prĂ©voit une durĂ©e de conservation plus longue. C’est par exemple le cas pour : 

  • Des factures relatives aux investissements (7 ans aprĂšs le dernier amortissement);

  • Des factures servant de piĂšces justificatives auprĂšs d’une compagnie d’assurance en cas d’accident. (Le sinistre peut survenir aprĂšs plus de 10 ans aprĂšs l’acquisition du bien)

Comment conserver les factures ?

En raison de l’importance des factures aux yeux de la loi et des administrations fiscales, leur conservation doit se faire avec prĂ©caution. Deux possibilitĂ©s s’offrent Ă  votre entreprise :

  • Conservation d’un double de la facture papier dĂ©livrĂ©e 

  • Conservation d’un double de la facture Ă©lectronique.

Notons que votre entreprise peut recevoir et émettre à la fois des factures sous forme papier et électronique. Par conséquent, elle doit organiser la conservation en fonction du type de facture : archivage numérique ou archivage papier.

Conservation des factures papiers

Pour la conservation des factures papiers, votre entreprise doit respecter deux points essentiels : celles-ci doivent ĂȘtre stockĂ©es sur le territoire français ou dans un autre État de l’Union EuropĂ©enne, et vous devez vous assurer que l’Administration fiscale puisse y avoir accĂšs.  

Bon Ă  savoir : la loi autorise l’entreprise Ă  dĂ©matĂ©rialiser les factures papier afin de les enregistrer sur un support informatique. Mais notez tout de mĂȘme que cette dĂ©matĂ©rialisation doit se faire dans le respect de quelques conditions cumulatives, aussi appelĂ©es pistes d’audit fiable, Ă  savoir :

  • Reproduction identique Ă  l’original (couleur, image et contenu) ;

  • Conservation au format PDF / PDF A/3 avec une signature Ă©lectronique valable, un cachet serveur conforme Ă  la rĂ©glementation en la matiĂšre, une empreinte numĂ©rique ou autre solution Ă©quivalente permettant de garantir que les factures sont lisibles, disponibles et ne peuvent ĂȘtre modifiĂ©es durant le dĂ©lai lĂ©gal de conservation ;

  • Reprise de toutes les informations sur le document papier.

Si vous souhaitez opter pour un archivage numĂ©rique, vous devez veiller Ă  ce que votre entreprise respecte toutes ces rĂšgles, sinon, restez Ă  l’archivage papier. Donc, avant de dĂ©truire les factures papiers, assurez-vous qu’elles soient bien prĂ©servĂ©es et sĂ©curisĂ©es pendant un dĂ©lai d’au moins 10 ans. 

En cas de stockage de donnĂ©es sur un serveur Ă©tranger , c'est-Ă -dire dans un État hors de l’UE, une dĂ©claration Ă  l’Administration fiscale est obligatoire. De plus, le pays concernĂ© doit ĂȘtre en mesure de fournir les mĂȘmes garanties en matiĂšre d’accĂšs aux donnĂ©es que les membres de l’UE.

Conservation des factures Ă©lectroniques

L’Administration fiscale considĂšre comme une facture Ă©lectronique toute facture papier numĂ©risĂ©e transmise ou reçue par voie dĂ©matĂ©rialisĂ©e.

Les factures Ă©lectroniques doivent ĂȘtre stockĂ©es sur un support informatique comme un ordinateur. Pour les conserver, la rĂšgle est la suivante : une facture reçue au format Ă©lectronique doit ĂȘtre gardĂ©e sous ce mĂȘme format pour une durĂ©e minimale de 3 ans. PassĂ© ce dĂ©lai, l’entreprise est libre de choisir la procĂ©dure d’archivage. Cela ne fait pas obstacle Ă  l’entreprise pour les imprimer et les conserver sous forme papier.

Vous le savez sĂ»rement, les factures Ă©lectroniques sont plus faciles Ă  Ă©mettre et surtout Ă  transmettre Ă  l’Administration fiscale et aux clients. Logiquement, elles permettent d’économiser de l’espace physique, de faire des Ă©conomies de papiers et de minimiser les coĂ»ts d’envoi. Notons qu’à partir de 2023, la facturation Ă©lectronique sera obligatoire pour les entreprises lors d’opĂ©rations en B2B. Cette initiative a Ă©tĂ© prise dans le but de lutter contre la fraude Ă  la TVA et participe indirectement Ă  la lutte contre le gaspillage de papier. 

Confier la conservation des factures à un tiers : est-ce possible ?

On le sait, l’archivage papier est parfois difficile Ă  gĂ©rer pour les entreprises. Surtout quand leur taille augmente et les transactions se multiplient.

Afin de garantir une gestion efficace de l’archivage dĂ©matĂ©rialisĂ© des factures, l’entreprise peut faire appel Ă  un tiers archiveur ou bien passer Ă  l’archivage Ă©lectronique. Pour minimiser le coĂ»t relatif Ă  une bonne organisation, l’externalisation peut devenir une alternative intĂ©ressante.

Conserver les factures : pourquoi ?

Vous l’avez compris, la conservation des factures Ă©mises ou reçues par votre entreprise constitue une obligation lĂ©gale. Toute violation est donc assortie de sanction, mais le respect de la loi n’est pas la seule raison pour laquelle vous devez veiller Ă  bien conserver vos factures. Sachez que vous pouvez aussi tirer quelques avantages de cet archivage.

Les bonnes raisons de conserver les factures

La facture fait partie des piĂšces comptables les plus importantes dont la conservation ne doit pas ĂȘtre nĂ©gligĂ©e. Elle est dotĂ©e d’une certaine lĂ©gitimitĂ© auprĂšs de la justice, c'est-Ă -dire qu’elle peut servir de preuve en cas de conflits Ă  condition que les mentions obligatoires y apparaissent.

De plus, pendant ce dĂ©lai, l’entreprise peut exercer certains droits que la lĂ©gislation lui accorde. La conservation des factures durant la durĂ©e lĂ©gale ouvre droit aussi Ă  une rĂ©duction de TVA.

Les sanctions en cas de non-conservation des factures

L’entreprise doit ĂȘtre en mesure de prĂ©senter ses factures en cas de contrĂŽle. En cas de non-conservation des factures clients, elle devra payer unepĂ©nalitĂ© de 50 % des montants facturĂ©s.

Pour les factures fournisseurs, l’entreprise ne peut pas bĂ©nĂ©ficier de dĂ©duction de charge si elle ne prĂ©sente pas les factures lors du contrĂŽle.

Un manquement Ă  l’obligation de conservation peut devenir un motif de rejet de comptabilitĂ© par l’Administration fiscale. Une situation qui pourrait causer de sĂ©rieux ennuis Ă  l’entreprise puisque l’Administration fiscale recalcule alors le bĂ©nĂ©fice de l’entreprise par le biais d’une procĂ©dure de rectification contradictoire.

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